Mis 7 peores errores como empresario

Mi empresa estaba iniciando, y se veía bien, a simple vista, pero la verdad es que como nuevos empresarios cometimos muchos errores, de todo tipo, administrativos, financieros, contables, en fin, la lista es larga. Todos esos errores repercutieron en graves problemas que no supimos solucionar y comenzó la avalancha, como una bola de nieve que cada vez se pone más grande, hasta que llega a ser gigante y destructiva. Así fue como los aparentes problemas pequeños en unos cuantos meses se convirtieron en enormes problemas difíciles de controlar, como fue el caso de un error en la contratación de unos asesores comerciales. Realizamos una selección poco metódica, a ojo (primer error), pensando que los asesores son de gran rotación y fácilmente reemplazables (segundo error). Los asesores son fácilmente reemplazables, es cierto, pero no los buenos asesores, los buenos asesores son escasos, y cuando se encuentra a uno bueno hay que retenerlo por que este puede significar el éxito o el fracaso de un a empresa en un momento determinado.

Mi caso no fue el haber encontrado un asesor bueno y no retenerlo, sino de haber pasado un periodo de tiempo largo, 10 meses, sin encontrar un asesor bueno y tener muchos asesores rotando en periodos de tiempo cortos. Aunque realizamos buenas ventas, el desgaste en selección, contrataciones, capacitaciones, despidos y hasta demandas laborales, fue muy agotador. Además no basta con hacer la venta, sino que hay que retener al cliente, tenerlo contento y llegar a que el tenga plena satisfacción con el producto o servicio que le estamos ofreciendo, este fue el tercer y creo que el mas grave, el de darle mas prioridad a las ventas que a los clientes. No se puede vender mas de los que uno puede ofrecer, es mejor vender poco o nada a quedar mal con el cliente, por que el cliente es lo mas importante en la empresa, mas que el producto. El producto hoy día, con tanto comercio y adelantos tecnológicos se puede conseguir en muchas partes, con gran variedad de precios y calidades. Pero los clientes fieles son escasos, y eso solo se consigue no solo con precios y calidad, sino también con un excelente servicio. Buena atención telefónica, amabilidad, valores agregados y una gran sonrisa.

Puesto que las entregas de los trabajos de desarrollo de software comenzaron a atrasarse solicitamos un crédito para contratar a más personas, pero esto no soluciono el problema de inmediato, los trabajos seguían atrasados, y la cartera no se recogía, así que confiados en que podíamos terminar las cosas a tiempo, nos endeudamos mas para cubrir nuestros compromisos mas urgentes(cuarto error). Es un gran error endeudarse para cubrir otras deudas, por que ese dinero no entra a producir nada directamente, lo que hace es cubrir las moras sobre deudas en adquisición de activos o capital de trabajo que deberían de estar produciendo por si mismos lo suficiente para cubrir sus pagos y generar utilidades. Cuando los activos o están produciendo lo que uno se espera, no hay que correr desesperado a cubrir los huecos que estos dejan en los bancos, hay que hacer un alto en el camino, así la mora en el banco se alargue mas, es preferible tener una mora de 30 0 60 días, pero garantizar los futuros pagos de la deuda en el tiempo. Me explico; hacer un alto en el camino significa detenerse unos momentos a pensar sobre que esta pasando con esos activos que adquirimos o contratamos y no están produciendo. Si contratamos a una persona para que realice un trabajo determinado y no lo ha hecho bien en los primeros días, se esta a tiempo de reemplazarlo antes de que sea demasiado tarde. Si contratas a alguien para realizar una entrega en un mes y en los primeros cinco días observa que algo no esta bien, estas a tiempo de busca a otro, por que pueden pasar los 30 días y te puedes encontrar que el trabajo no se ha completa o la que es peor aun se ha realizado en su totalidad pero esta malo, defectuoso. En el caso del software esto es mortal, es una perdida total de dinero y tiempo que no se pueden recuperar. Cuando se hace un desarrollo de software mal, lo mejor no es intentar arreglarlo, sino volverlo hacer desde cero.

Durante ese tiempo, alguien me dijo que colocara cuidado ha eso, por que podría quebrar, pero indignado le dije que no se metiera en lo que no sabia, que nadie mejor que yo sabia que hacer con mi propia empresa, por que la materialice, le di vida y nadie tenia el derecho de opinar sobre mi empresa (Quinto error). Que pena, si hubiese escucha en ese tiempo aquella sabia voz, de pronto hubiese evitado seguir cometiendo más errores. Pero cuando uno tiene una empresa, uno cree que se las sabe todas, pero eso no es así. El ser empresario también es escuchar y acatar concejos buenos y desinteresados de personas sinceras que te quieren ayudar. Esas personas que te aconsejan, muchas veces, no son grandes empresarios, pueden ser amigos, tu esposa o tu hijo, que de pronto no saben mucho de negocios, pero tienen algo que un empresario necesita mucho, y es el sentido común.

Cuando el barco comenzó a zozobrar, mi socio, mi amigo, me dejo solo. En ese momento yo no lo ví como si el me estuviera abandonándome, me dijo que se iba por que tenia otros asuntos mas importantes que atender, que tenia muchos problemas y no quería que esos problemas me perjudicarán a mi y a la empresa así que lo saque de la sociedad convencido que le hacia un favor a el, a mi y a la empresa, es así como mi socio dio la media vuelta y sin dejar de ser amigos me abandono. Meses después, cuando todo empeoro, yo eché de menos a mi socio, la responsabilidad de las deudas y los compromisos con los clientes y los proveedores, estaba solo sobre mis hombros. Si mi socio, no hubiera sido mi amigo eso, no hubiera pasado, el nunca se hubiera ido, por que legalmente estaría amarado en la sociedad y tendría igual de responsabilidad que yo, que grave error, por eso el corazón y los negocios no pueden estar juntos, la lógica del capital es fría y solo tiene en cuenta la razón en pro de la acumulación de la riqueza, la amistad no cuenta, solo los compromisos, contratos, acuerdos que siempre tienen repercusiones económicas si se incumple.

Una vez solo en la dirección del negocio, tenia mi equipo de trabajo a cargo, para ese entonces de ocho personas solo quedando tres, y la verdad es que no me ayudaron mucho, eran personas con poca iniciativa, solo acataban ordenes, pero se necesitaba estar encima para asegurarse que las cosas se hicieran bien. A veces el desgaste de la supervisión era tan alto que rendía más si yo mismo hiciera todo el trabajo. (Séptimo gran error). Si yo hubiera, en ultimas, tenido un buen equipo, estoy seguro que hubiéramos salido exitosos de esa situación. Un tiene que rodearse de personas útiles, con decisión y empuje. No importa que no sean las mejores presentadas físicamente, o las mas estudiadas, pero si con mucha energía positiva, con entusiasmo e iniciativa y por su puesto que sepan hacer su trabajo.

A continuación relaciono mis siete errores mas graves como empresario, para que sean de fácil comprensión y lo más importante para que nunca, pero nunca, los volvamos a cometer:

1. Hacer selección de personal a ojo
2. No tener un buen vendedor fijo
3. Preocuparse mas por vender que por atender
4. Pagar deudas con deudas
5. Cegarse a la realidad
6. Socios o amigos pero no socios y amigos
7. Un mal equipo de trabajo

Un sueño convertido en realidad

Unos meses antes del caos, mis familiares y amigos, decían hablando de mi; el esta muy bien, tiene una empresa de software. El “estar bien” en Colombia, significa tener una buena posición (de gerente para arriba), ganar un sueldazo (mas de 5 salarios mínimos) y tener un carro. Esto es un sueño para alguien que viene de abajo (estrato medio bajo o bajo alto, es lo mismo), con una educación académica lograda con gran esfuerzo, desde luego, en la nocturna, por que estudiar de día y que lo sostengan 5 o mas años en alimentación, transporte y vivienda es privilegio de unos pocos. En fin, tenia mi propia empresa, una empresa del sector del software. Sentía que estaba pasando la misma experiencia que vivió Bill Gates a crear Microsoft en el garaje de su casa. Lo que no había tenido en cuenta en ese momento, es que el garaje de Bill Gates era de una hermosa casa de una acomodada familia Norteamérica, rodeado de personas y conexiones poderosas de la industria tecnológica.

Desde muy joven soñaba con ser importante, tener poder y mucho dinero, estar rodeado de hermosas mujeres y tener el reconocimiento del mundo de ser una persona sabia en la toma de decisiones. Pero el ser empleado y ganar un precario salario no me iba a conducir al éxito que anhelaba, así que comencé a pensar en ideas de proyectos que me pudieran lanzar de forma rápida al mundo de los negocios. Por mi mente pasaron muchas ideas, algunas locas, otras imposibles, pero otras muy razonables que incluso hoy las tengo en el tintero para algún día poderlas realizar. Yo creo que es aquí donde comienza uno a diferenciarse de los que solo quieren un salario seguro y envejecer dependiendo de un empleador. Es la capacidad de soñar despierto en infinitas formas de tener éxito lo que hace que una persona se impulse por si misma a tomar riesgos y a liderar la aventura de crear una empresa. Los sueños combinados con mucha confianza en si mismo, un poco de dinero y algunos locos que se unan a tu causa pueden convertirte en un prestigioso empresario.

Es así como a mis 29 años, recién divorciado, en sexto semestre de Contaduría Pública, con una hermosa hija de un año, con una pesada carga económica y ganado un salario que no alcanzaba a llegar a los 2 salarios mínimos, di un salto en el vació y decidí crear una empresa. No me costo ningún esfuerzo convencer a mi mejor amigo en la universidad de que fuera mi socio; soñador empedernido, un gran ego, emprendedor, había tenido una empresa de fabricación de calzado y había quebrado, se encontrada sin empleo buscando oportunidades, era el candidato perfecto.
Yo tenía unos ahorros con los que realizamos todas las vueltas legales para constituir el negocio, tómanos una pequeña oficina en alquiler y compramos algunos muebles de segunda. Me acuerdo que vendí en una prendería mi argolla de mi disuelto matrimonio para comprar un par de sillas viejas y unos teléfonos usados. Limpiamos todo, un poco de pintura y listo, teníamos nuestra propia empresa.

Renuncie a mi antiguo trabajo y empecé a trabajar muy duro en mi nueva empresa. Al comienzo no sabía que hacer, había tantas cosas por realizar y estábamos tan novatos que pasaron varias semanas sin definir nuestras funciones. Al poco tiempo se unió a nuestra causa otro soñador, el aporto algo de dinero y se comprometió a trabajar a la par con nosotros y así los tres formamos un equipo. Uno se encargaba de las finanzas, el otro de la parte comercial y yo del desarrollo del software.

Comenzamos a hacer contactos, conseguir clientes y hacer negocios. Aperturamos cuentas bancarias, un par de tarjetas de crédito, compramos algunas otras cosas y la caja comenzó a registrar. Todo estaba sobre ruedas.

Al poco tiempo nos trasladamos a un local mucho más amplio, teníamos tanto trabajo que contratamos a más personas. Nuestras funciones cambiaron y nos volvimos más ejecutivos, teníamos ahora a tres asesores comerciales, un mercaderista, dos programadores, una secretaria y nosotros tres que ya pasamos a ser gerentes; un gerente financiero, un gerente comercial y yo, un gerente de desarrollo. Llegamos a facturar 8 millones en un mes, nunca habíamos manejado tanto dinero, estamos extasiados con nuestro éxito y en lo particular me sentía pleno, creía que había hecho realidad mi sueño de ser empresario.

Del sueño a la pesadilla

Era un negocio pequeño, pero estaba orgulloso de el. Cuan uno mismo a construido una obra se siente algo especial hacia ella, un sentido de pertenencia, algo mágico que lo une a uno con la creación realizada. Es por eso que se trabaja tan duro y al mismo tiempo con tanto animo y amor en la empresa que es propia. Me acuerdo que en aquellos días me levantaba a las 5:00 a.m. trabajaba todo el día, llegaba la noche y seguía trabajando y salía a las 9:00 o 10:00 p.m., en ocasiones seguía de largo hasta el otro día , hasta que físicamente no daba mas. Dormía unas pocas horas, me bañaba, me comía un buen almuerzo y a seguir trabajando. Nadie te dice que lo tienes que hacer, nadie controla tu horario, tú eres el jefe, el dueño del negocio, decides cuando llegas y cuando te vas. El amor por tu obra a veces te puede segar frente a realidades que la pueden poner en riesgo o hasta destruir. A veces se es tan celoso con las obras propias que podemos caer en el error de creer que son perfectas y no tienen puntos vulnerables. Pero la verdad es que todas las creaciones humanas son muy imperfectas y no tienen un talón de Aquiles, sino muchos por donde se puede caer todo lo construido.

No se como y cuando comenzó el caos, pero de repente, los clientes empezaron a quejarse por atrasos en las entregas de los desarrollos de software. Yo doble mis esfuerzas, pero no bastaron. Mi socio el gerente comercial, tuvo que abandonar el país, por problemas personas. Esto nos desestabilizo un poco, por que contábamos con su fuerza de trabajo, es así como yo empuñe la espada para combatir en la guerra del mercado, y me arme de valor y mucho entusiasmo para dirigir el departamento comercial y a la vez dirigía los proyectos de desarrollo. Era muy difícil, ahora que lo pienso, creo que era imposible que una sola persona lo hiciera bien, pero el afán de salir adelante, la confianza en mi mismo y mi amor ciego por la empresa me impulsa a realizar esta locura de hacer muchas cosas a la vez. El resultado fue, que aumentaron las ventas, eso esta muy bien, pero los trabajos cada vez se atrasaban mas, por que yo estaba muy ocupado dirigiendo y capacitando al grupo de ventas. Yo pensaba que era más importante vender, por que había que generar recursos, para cubrir los compromisos económicos con los bancos, pero aunque vendíamos, teníamos poco movimiento de cartera, nuestro flujo de caja era bajo, aunque teníamos unas cuentas por cobrar muy buenas. Así que mi socio, el soñador y yo, nos reunimos en junta extraordinaria, construimos una proyección sobre las futuras ventas y la recolección de cartera y sobre eso realizamos gestión para conseguir un crédito con el banco. Nuestra idea era cubrir los pasivos mas urgentes (servicios, nomina, bancos), mientras recogíamos la cartera y realizábamos mas ventas. En el papel se veía muy bien, en menos de un año, pagaríamos la deuda y estaríamos en el punto de equilibrio. Esperamos un mes largo, y salio el crédito del banco, nos alegramos y hicimos una algarabía grande, nos felicitamos por la gestión bancaria y nos desembolsaron el dinero. En menos de 15 días ya habíamos ejecutado todo el presupuesto, pagamos lo que debíamos, quedamos al día, incluso contratamos a un nuevo gerente comercial y arrancamos de nuevo. Estamos muy entusiasmados por la aparente recuperación financiera, auque en realidad lo único que hicimos fue endeudarnos a mediano plazo para cubrir unos pasivos de corto plazo. Eso no afecto nada nuestro flujo de caja, mas bien, disminuyo nuestra liquidez, por que ahora teníamos que pagar mas dinero a los bancos cada mes, y nuestra recuperación de cartera seguía igual, por que no habíamos atacado el problema fundamental; terminar a tiempo los trabajos de desarrollo de software para satisfacer las necesidades de los clientes. Auque resulte obvio que lo primordial era atender los clientes y cumplir con los trabajos, en esos momentos creí que esa parte la tenia controlada, que yo solo la podía manejarla y le di mas importancia a lo urgente, a lo inmediato. Es así como comenzamos a declinar lentamente, mes tras mes.

Los primeros meses los pudimos pasar a ras, por que recuperamos algo de cartera y seguíamos haciendo ventas. Nuestra ventaja era que nuestro producto era bueno, teníamos una fuerza de ventas activa, y un muy buen precio. Nuestra gran desventaja producíamos mas lento de lo que vendíamos así que cada ves nos atrasábamos en las entregas, y nuestra cartera cada vez crecía mas.

En la lectura rápida de un balance contable esto puede pasar desapercibido, por que la cartera es un activo, es un bien, un derecho, causado pero no realizado. Así que puede reflejar estabilidad y el activo puede aumentar, pero la empresa puede que no tenga liquidez. Ese era nuestro caso. Trabajamos incansablemente, las cosas pasaban muy rápido y había que tomar decisiones ya, por que nada podía esperar (otro error). Creíamos ser grandes empresarios, haciendo movimientos de ajedrecistas para sacar adelante nuestro imperio tecnológico, pero solo éramos un par de novatos caminando a tropezamos, como cuando los bebes están aprendiendo a caminar. En el azar de los días pedimos más dinero prestado a los bancos, y por que nuestro comportamiento crediticio era bueno, no dudaron en prestarnos más, es así como terminamos enduendados en cerca de 100 millones de pesos. Esa cifra para un colombiano promedio, es toda una fortuna, con ese dinero, alguien podría acomodarse y dejar de trabajar, solo es comprarse una casa y un taxi y listo, ese es el sueño de muchos, aunque en lo personal, no es mi sueño, no ambiciono para nada tener 100 millones quietos y ganar al mes escasamente para comer y dormir. Prefiero deber 200 millones, ganar mucho, darme mis gustos y generar empleo y ayudar al desarrollo de la nación.


Vivimos en un mundo de incertidumbre, no sabemos que nos depara el destino, podemos caer en el más profundo abismo mientras caminamos en un bello valle, pero también podemos encontrarnos con un hermoso río, y refrescarnos, beber y descansar. Yo prefiero pensar en el río en vez que en el abismo. Ser positivos, aunque suene una frase de cajón, es la mejor alternativa de mirar la vida, frente a ser negativo, paranoico, inseguro, apocalíptico, excesivamente realista y pragmático. Yo prefiero ser soñador, tener fe, tomar unos cuantos riesgos en la vida, probar cosas nuevas y tener retos grandes. Como dice una canción de Facundo Cabral: “Es mejor gastarse andando que cuidarse en un lugar”.